Ngày nay, teamwork là hình thức làm việc dần trở nên phổ biến hơn. Nếu như hiệu quả làm việc theo nhóm không phát huy tối đa hiệu quả sẽ ảnh hưởng đến tiến độ chung về công việc. Trello là phần mềm giúp quản lý công việc hiệu quả khi làm việc nhóm hoàn toàn miễn phí. Hỗ trợ các thành viên trong nhóm có thể nắm bắt kịp thời tiến độ công việc của từng cá nhân và theo dõi hiệu suất hiệu quả. Để hiểu rõ hơn về các tính năng hay lợi ích mà Trello mang đến, đây sẽ là những đánh giá cần thiết cho doanh nghiệp.

Phần mềm Trello là gì?

Trello là phần mềm quản lý công việc nước ngoài, được xây dựng dựa trên mô hình Kanban (dạng bảng). Giao diện quản lý của Trello là một bảng thông tin, trực quan hóa trạng thái, tiến độ công việc tương ứng với các cột. Ví dụ: To do, Doing và Done.

Thiết kế tối giản nhất, phần mềm quản lý công việc Trello giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi các luồng công việc, ai phân công vai trò, nhiệm vụ trong công việc. Dễ dàng thay đổi thời gian thực hiện, trạng thái công việc bằng cách kéo thả giữa các cột với nhau.

Trello được xây dựng dựa trên mô hình Kanban (dạng bảng)

Ưu điểm và nhược điểm của Trello

Ưu điểm:

Trello giúp cộng tác tốt và dễ sử dụng. Giao diện làm việc của Trello App giống hệt với các tờ giấy note được dán trên màn hình. Do vậy, bất kỳ ai nhìn vào cũng có thể dễ dàng nắm bắt và sử dụng.

Nhược điểm:

Trello chỉ phục vụ cho teamwork và cộng tác nên thiếu khá nhiều tính năng như:

• Không có tính năng chat nhóm
• Không phân cấp thành viên quản trị, rất khó để quản lý và bảo mật thông tin, và cộng tác với thành viên
• Không có báo cáo công việc, không thể đánh giá tiến độ làm việc của nhân viên, không nắm bắt được tiến độ số công việc, dự án các phòng ban
• Không hiệu quả khi quản lý thời gian…

Trello không phải là phần mềm quản lý công việc chuyên nghiệp bởi thiếu khá nhiều tính năng của một phần mềm quản lý công việc cơ bản. Do chỉ tối ưu cho việc cộng tác, nên Trello sẽ phù hợp nhất cho các team Agile từ 3 – 10 người, với đặc thù công việc theo dạng tuần tự, cần tập trung vào sự đơn giản, cộng tác hiệu quả, nhanh gọn thay vì quản trị.

Lợi ích sử dụng phần mềm Trello

Việc sử dụng phần mềm quản lý công việc đem đến nhiều lợi ích cho cả nhà quản lý lẫn các thành viên trong một team:

Trelllo giúp cộng tác với đồng đội để hoàn thành công việc với chất lượng tốt nhất

Đối với các thành viên trong team

• Nhìn thấy được tất cả công việc của mình, không sót việc.
• Biết đâu là những việc cần ưu tiên.
• Tính toán và sắp xếp được thời gian làm việc hiệu quả.
• Cộng tác với đồng đội để hoàn thành công việc với chất lượng tốt nhất.

Đối với nhà quản lý

• Thấy được tổng quan công việc và dự án của tất cả bộ phận
• Ra quyết định và xử lý các vấn đề phát sinh một cách kịp thời
• Sắp xếp, phân bổ nguồn lực (nhân sự + thời gian) một cách hiệu quả
• Tất cả công việc, dự án đều được hoàn thành đúng thời hạn với chất lượng tốt nhất

Phương pháp quản lý của Trello

Đánh giá phần mềm Trello là công cụ quản lý vận hành theo phương pháp Kanban. Nguyên lý của phương pháp này là trực quan hoá công việc thành một bảng thông tin, gồm các cột tương ứng với trạng thái công việc To do, Doing, hoặc Done.

Mục đích của việc phân loại là để giới hạn số “công việc đang tiến hành”. Điều này giúp cho cả nhóm có thể làm việc tập trung hơn, tránh lãng phí thời gian khi phải di chuyển qua lại giữa các công việc khác nhau.

Mỗi thẻ đại diện cho một nhiệm vụ

Ở Trello, mỗi “thẻ” đại diện cho một nhiệm vụ. Các thẻ được phân loại thành các danh sách, mỗi danh sách đại diện cho một tình trạng công việc hoặc một tính chất khác biệt (cần hoàn thành, đã hoàn thành…). Các cột được xếp trong một “bảng”, mỗi “bảng” là một dự án, hoặc một luồng công việc cụ thể.

Ở Trello, mỗi “thẻ” đại diện cho một nhiệm vụ

Quản lý công việc dựa trên thẻ (card-based)

Các bình luận, trao đổi, ghi chú sẽ xảy ra xung quanh “thẻ” này. Trello hoạt động rất tốt nếu bạn tổ chức dự án theo chiều dọc (theo các giai đoạn khác nhau của dự án), bạn có thể di chuyển một thẻ (công việc) từ giai đoạn này sang giai đoạn tiếp theo.

Ví dụ: Bạn có thể dùng Trello cho việc quản lý trang web xuất bản, nơi ý tưởng bài viết đi từ “Đề xuất ý tưởng”, tới “Được chấp thuận”, “Đang chờ phản hồi”, “Đã xuất bản” và “Đã lưu trữ”… Bạn có thể thêm bất kì giai đoạn nào phù hợp với trang xuất bản của bạn.

Trello dần trở thành một ứng dụng phổ biến trong việc quản lý công việc đồng thời Trello không chứa quá nhiều khái niệm phức tạp giúp người dùng dễ dàng hiểu và sử dụng. Với Trello người dùng dễ dàng kéo card từ cột Doing sang Done khi một task nào đó được hoàn thành thay vì phải thay đổi tình trạng. Đồng thời để nhập một card mới người dùng có thể click chọn vào List to – do để bắt đầu ghi chú tiêu đề cho card cần làm. Nhờ đó mà việc ghi chú công việc sẽ trở nên hiệu quả và nhanh chóng hơn. Với đặc thù đơn giản, nhanh gọn và hiệu quả Trello thường phù hợp cho một team nhỏ từ 3-10 người. Đây sẽ là công cụ dễ sử dụng và quản lý công việc vô cùng hiệu quả giúp quản lý tiến độ công việc một cách dễ dàng.