Những năm gần đây, cùng với sự gia tăng nhanh chóng của các doanh nghiệp SME, Startup dẫn đến việc nguồn cung về văn phòng trở nên thiếu hụt. Các doanh nghiệp này đều gặp vấn đề lớn về chi phí ban đầu, vì thế là loại hình văn phòng ảo được đánh giá là phù hợp với doanh nghiệp SME, Startup hiện nay. Đây là giải pháp giúp tiết kiệm được chi phí nhưng vẫn tạo được sự chuyên nghiệp trong mắt đối tác, khách hàng. Cùng theo dõi những chia sẻ từ đơn vị văn phòng Office168 để hiểu rõ hơn lý do tại sao mô hình văn phòng ảo lại phù hợp với doanh nghiệp SME và Startup nhé.
Lịch sử ra đời của văn phòng ảo
Theo tờ Business Plus. Daily Camera. Jan 17th 1995 đưa tin, ở các quốc gia rộng lớn ở châu Âu và Bắc Mỹ, việc di chuyển từ địa điểm này sang nơi khác là một vấn đề lớn thực sự. Điều này làm mất rất nhiều thời gian, cơ hội, chi phí,…, vì vậy việc mở rộng một chi nhánh văn phòng là điều thực sự khó khăn. Vào năm 1994, Ralph Gregory đã có sáng kiến giải quyết vấn đề này bằng cách thành lập công ty Virtual Office Inc. Với ý tưởng này, Ông cho thuê một địa chỉ để đăng ký kinh doanh và giải pháp chuyển hướng cuộc gọi. Giải pháp này được đặt tên là Vittual Office, có nghĩa là một văn phòng mở rộng, một văn phòng đại diện giao dịch hay còn gọi là văn phòng ảo.
Văn phòng ảo đem đến cho doanh nghiệp rất nhiều tiện ích có thể hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh
Văn phòng ảo hoàn toàn được sự cho phép của Pháp luật Việt Nam. Mô hình này đem đến cho doanh nghiệp rất nhiều tiện ích có thể hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh: đội ngũ lễ tân và nhân viên đại điện; nơi nhận thư, bưu phẩm; nơi tiếp khách sang trọng và lịch sự,…Nó cho phép doanh nghiệp đăng ký địa chỉ kinh doanh, mọi thông tin giao dịch đều được chuyển hướng về văn phòng thực tế của doanh nghiệp. Doanh nghiệp vẫn có thể sử dụng địa điểm này khi cần.
>>Xem thêm: Lựa chọn văn phòng ảo – Bước đi khôn ngoan của nhiều doanh nghiệp SME, Startup Việt
Lợi ích mô hình văn phòng ảo
Khi doanh nghiệp bạn muốn có một địa chỉ đăng ký kinh doanh hợp pháp hoặc một văn phòng đại diện sang trọng nằm tại mặt tiền khu trung tâm để làm nơi gặp gỡ khách hàng mà vẫn có thể làm việc tại nhà mỗi ngày thì chọn mô hình văn phòng ảo là sự lựa chọn hoàn hảo. Sử dụng dịch vụ văn phòng ảo chủ doanh nghiệp có thể điều hành công việc bất cứ nơi nào mà không cần đến công ty, sở hữu nhiều tiện ích văn phòng và lợi ích thiết thực. Cụ thể:
Tối ưu phí vận hành
Một điều dễ thấy khi sử dụng văn phòng ảo là sự tối ưu trong chi phí vận hành doanh nghiệp. Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được một khoản lớn số tiền cho việc xây dựng, đầu tư những trang thiết bị văn phòng. Đơn cử như đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng ảo Office168 đều chú trọng đầu tư các trang thiết bị, cơ sở vật chất để gây ấn tượng cho khách hàng, nhằm hỗ trợ công việc tốt nhất cho doanh nghiệp.
Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được một khoản lớn số tiền cho việc xây dựng, đầu tư những trang thiết bị văn phòng
Tiết kiệm chi phí
Nếu bạn là chủ các doanh nghiệp SME, Startup thì chắc chắn sẽ rất muốn tiết kiệm rất nhiều các chi phí: điện, nước, wifi, tiếp tân hàng tháng khi có thể. Bởi những doanh nghiệp vừa và nhỏ thường bị áp lực tài chính, cần có nguồn vốn mạnh để duy trì công ty và phục vụ mục đích kinh doanh. Mặc dù loại hình văn phòng truyền thống vẫn được sử dụng rất nhiều nhưng nếu không có nguồn lực mạnh về chi phí và đặc thù dịch vụ có thể làm việc từ xa thì văn phòng ảo rất nên là sự lựa chọn của cho doanh nghiệp SME, Startup.
Sự uy tín trong mắt đối tác, khách hàng
Các chuyên gia làm việc từ xa hoặc điều hành các doanh nghiệp tại nhà có thể đảm bảo uy tín từ các nhà đầu tư tiềm năng hoặc khách hàng tiềm năng bằng cách sử dụng địa chỉ và số liên lạc văn phòng ảo của công ty. Với chi phí hợp lý doanh nghiệp đã có thể sở hữu một văn phòng thông minh tại những vị trí trung tâm, thuận tiện giao thương giữa các doanh nghiệp. Điều này cũng mang đến sự uy tín, chuyên nghiệp trong mắt khách hàng, đối tác, giúp tạo nên kết quả kinh doanh hiệu quả.
Thủ tục linh hoạt, dễ dàng
Các doanh nghiệp luôn tìm cách thâm nhập các thị trường mới với rủi ro tối thiểu và thiết lập sự hiện diện tại địa phương là chìa khóa để thành công trong việc này. Một địa chỉ văn phòng ảo có thể giúp việc thâm nhập vào một thị trường mới dễ dàng hơn rất nhiều, đặc biệt là khi các doanh nghiệp cũng tận dụng các dịch vụ tiếp tân văn phòng ảo bổ sung. Khách hàng tiềm năng không chỉ có thể xác định sự hiện diện thực sự cho doanh nghiệp, mà họ còn có thể liên hệ với doanh nghiệp bằng cách gọi một số địa phương và nói chuyện với nhân viên tiếp tân.
Văn phòng ảo có thể giúp việc thâm nhập vào một thị trường mới dễ dàng hơn
Hiện nay, dịch vụ văn phòng ảo uy tín được các công ty cung cấp với mức giá rất rẻ nhưng mang đến lợi ích không hề nhỏ cho doanh nghiệp. Hơn thế nữa, với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp của công ty cung cấp dịch vụ uy tín thì mọi thông tin từ khách hàng, thư tín đều được chuyển về cho chủ doanh nghiệp một cách đầy đủ và an toàn, đảm bảo mật nhất mà bạn không cần phải đến trực tiếp công ty. Nếu bạn cần tham khảo đơn vị cung cấp dịch vụ văn phòng ảo chuyên nghiệp, có thể tham khảo dịch vụ tại Office168, hứa hẹn mang đến giải pháp văn phòng tối ưu cho doanh nghiệp bạn.
>>Xem thêm: Giải pháp văn phòng thông minh cho doanh nghiệp nhỏ, Startup
