Một trong những định nghĩa trụ sở công ty được nhiều đối tượng startup biết đến gần đây nhất chính là Văn phòng ảo. Đây thực chất là một hình thức cho thuê địa điểm đặt trụ sở kinh doanh nhằm giúp tăng độ tin tưởng cho khách hàng đối với doanh nghiệp và giúp thuận tiện hơn trong các cuộc gặp gỡ với khách hàng, đối tác. Chính vì vậy, với tinh thần khởi nghiệp hiện tại, nhu cầu thuê văn phòng làm việc ngày càng tăng cao, kéo theo đó là rất nhiều rủi ro cũng như tổn thất về chi phí không đáng có cho người đi thuê.
Dưới đây là 6 kinh nghiệm “nên – thuộc – nằm – lòng” mà vietnamconsulate-pakse.org đã đúc kết được và muốn chia sẽ để giúp bạn có một địa chỉ kinh doanh phù hợp nhất.
1. Trao đổi mong muốn của bạn với đơn vị cho thuê
Là đơn vị văn phòng ảo hàng đầu tại TPHCM, Office168 rất hiểu một startup cần gì trong công tác chọn thuê văn phòng ảo, đăng ký kinh doanh. Theo đơn vị này, đầu tiên, bạn hãy làm rõ mong muốn của bạn và người cho thuê văn phòng ảo bằng cách xác định rõ ràng ý muốn của hai bên. Bạn sẽ trả tiền thuê hay là dùng dịch vụ của mình để bù cho khoản đó? Theo vietnamconsulate-pakse.org mách bạn cách tốt nhất là chi trả ngay bằng tiền mặt sẽ khiến mối quan hệ giữa người cho thuê và người thuê chuyên nghiệp, tin tưởng nhau hơn.
2. Hãy kiểm tra đôi bên có cạnh tranh với nhau hay không?
Sẽ thật không vui vẻ gì khi phải cùng nhau ngồi chung với 1 công ty đối thủ. Nếu bạn và người chủ văn phòng khác đang cùng nhắm tới 1 đối tượng khách hàng thì chắc rằng cả 2 sẽ ở trong tình huống khó xử khi không thể bàn luận về kế hoạch của mình ngay trong văn phòng. Do đó, đây là 1 kinh nghiệm thuê văn phòng ảo xương máu mà các doanh nghiệp đi trước chia sẻ.
3. Cân nhắc về các dịch vụ kèm theo các gói thuê
Bạn nên đặc biệt quan tâm đến yếu tố này vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp cũng như chất lượng công việc của bạn.
Bạn cần đảm bảo đáp ứng đầy đủ các tiện ích văn phòng cơ bản của một văn phòng thực sự như:
- Tiếp nhận và chuyển tiếp thư, bưu phẩm
- Số điện thoại riêng
- Dịch vụ văn phòng: In, photo, scan…
- Phòng phỏng vấn
- In danh thiếp
- Quầy nước trà, cafe…
Trước khi tiến hành ký kết hợp đồng phải tham khảo đầy đủ những tiện ích này vì nó mang đến sự tiện nghi trong công việc cũng như góp phần xây dựng lòng tin của khách hàng/ đối tác với doanh nghiệp của bạn.
4. Cần phải kiểm tra các chi tiết
Đừng quên rà soát và đặt ra các câu hỏi cho người cho thuê văn phòng ảo như:
- Giá thuê bao gồm những khoản nào,
- Có bao gồm bộ phận lễ tân, bảo vệ, phòng họp, khu tiếp khách … hay không?.
- Dịch vụ cho thuê đó có chỗ để xe cho nhóm người hay khách hàng hay không?
- Đặc biệt trong phòng có dịch vụ internet, nội thất có đầy đủ tiện nghi hay không?
- Có phải trả thêm chi phí phụ thu bất kì nào nữa không?, …
Tiết kiệm chi phí khi mới vừa thành lập công ty là điều cần thiết
Trước khi tiến hành ký kết hợp đồng phải tham khảo đầy đủ những tiện ích này vì nó mang đến sự tiện nghi trong công việc cũng như góp phần xây dựng lòng tin của khách hàng/ đối tác với doanh nghiệp của bạn.
5. Kinh nghiệm thuê văn phòng ảo: Đừng quên viết bản hợp đồng cho thuê
Nên nhớ rằng, có văn bản cho thuê giữa 2 bên rõ ràng dựa vào pháp lý. Dù có thân thiết đến mức nào đi chăng nữa thì 1 bản hợp đồng ghi rõ những điều khoản là cách tốt nhất để người thuê bảo vệ quyền lợi của mình khi mối quan hệ đôi bên sứt mẻ, điều này hoàn toàn có thể xảy ra.
Đồng thời, có một lý do quan trọng hơn đó là khi bạn muốn thành lập doạn nghiệp, đăng kí giấy phép kinh doanh hợp pháp cho doanh nghiệp của mình thì chắc chắn bạn sẽ cần một bản sao hợp đồng thuê văn phòng trong list những giấy tờ cần thiết khi đăng kí kinh doanh với cơ quan nhà nước đấy!. Do đó, hãy ký hợp đồng 2 bên rõ ràng.
Ký hợp đồng đồng thuê hợp pháp để bảo đảm quyền lợi của cả hai bên
6. Kinh nghiệm thuê văn phòng ảo: Hãy tôn trọng
Khi chấp nhận thuê văn phòng ảo, bạn sẽ phải tuân thủ 1 số nguyên tắc từ phía người cho thuê. Nếu những gì họ đưa ra không ảnh hưởng đến công ty của bạn thì bạn hãy vui vẻ chấp nhận và quan trọng nhất là biến những điều bất lợi đó thành động lực cho doanh nghiệp mình nhằm thúc đẩy sự phát triển doanh nghiệp.
Khi chưa có kinh nghiệm đi thuê chổ ngồi làm việc hay văn phòng ảo trước đó thì việc tìm một địa điểm uy tín, rõ ràng để sử dụng dịch vụ này là điều không hề dễ. Cách tốt nhất là liệt kê ra tất cả các nhu cầu, câu hỏi cần giải đáp hoặc liên hệ đến các đơn vị cho thuê văn phòng ảo uy tín để được tư vấn.
Hãy tham khảo qua các địa chỉ uy tín trong lĩnh vực cho thuê văn phòng ảo tại TP. HCM như Office168.vn, Repplus.vn, Inhouse.vn …. để lựa chọn cho mình một địa chỉ làm việc phù hợp nhé.
