Ngày nay, văn phòng ảo được sử dụng bởi rất nhiều doanh nghiệp trên thế giới và cả Việt Nam trong vòng 10 năm trở lại đây. Vậy mô hình này có thật sự là hướng đi mới cho các doanh nghiệp trong thời kỳ hiện đại, cách thức hoạt động và ưu nhược điểm của loại hình dịch vụ này là như thế nào, mời bạn cùng theo dõi bài viết bên dưới do văn phòng ảo Office168 chia sẻ các bạn nhé.
Văn phòng ảo Office168
Office168 được biết đến là một đơn vị chuyên cung cấp các dịch vụ như: văn phòng ảo, văn phòng chia sẻ, cho thuê văn phòng… đáp ứng được những nhu cầu sở hữu địa điểm kinh doanh ở vị trí trùng tâm, không gian làm việc chuyên nghiệp, sang trọng phù hợp theo từng phong cách của doanh nghiệp.
Văn phòng ảo là gì?
Ralph Gregory – người đầu tiên mang khái niệm văn phòng ảo đến thế giới
Theo Office168, Mô hình văn phòng thông minh được khởi nguồn từ ngành công nghiệp Executive Suite (phòng cho thuê hạng sang dành cho chính trị gia và doanh nhân) và được bắt đầu một cách hiệu quả vào năm 1994 bởi doanh nhân tên Ralph Gregory khi ông giới thiệu khái niệm Văn phòng ảo đến thế giới.
Một văn phòng ảo cung cấp cho các doanh nghiệp một địa chỉ thực và các dịch vụ liên quan đến văn phòng mà không cần phải thuê nhân viên hành chính và thuê dài hạn. Với một văn phòng ảo, nhân viên có thể làm việc từ bất cứ đâu nhưng vẫn có những thứ như địa chỉ gửi thư, dịch vụ trả lời điện thoại, phòng họp và hội nghị truyền hình.
Cách thức hoạt động của văn phòng ảo hoạt động như thế nào?
Văn phòng ảo hoạt động như một đơn vị để phục vụ khách hàng nhưng không tồn tại ở một vị trí cố định. Kiểu thiết lập này đặc biệt phổ biến với các doanh nghiệp startup, doanh nghiệp SME (doanh nghiệp vừa và nhỏ) muốn giảm thiểu chi phí hoạt động. Việc tạo ra các phần mềm và dịch vụ năng suất văn phòng dựa trên web, như hội nghị truyền hình, đã giúp thúc đẩy sự phát triển trong các văn phòng ảo.
Một văn phòng ảo cũng có thể dẫn đến năng suất cao hơn, vì các dịch vụ của nó không có nhân viên khỏi các nhiệm vụ hành chính, cũng như đi lại. Mỗi nhân viên có thể làm việc từ vị trí thuận tiện nhất và doanh nghiệp không bị hạn chế trong việc thuê nhân viên sống tại địa phương.
Khi nhiều người tìm cách làm việc từ xa, lợi ích của một văn phòng ảo ngay lập tức đáng chú ý. Tuy nhiên, không phải mọi thứ đều dễ dàng như nó có vẻ. Một số người có thể thấy việc lên lịch cho không gian văn phòng ảo không khác gì những xung đột lập lịch tốn thời gian vốn có trong một văn phòng vật lý.
Cách thức hoạt động của văn phòng ảo hoạt động như thế nào?
Ưu điểm, nhược điểm của dịch vụ văn phòng ảo
Ưu điểm đầu tiên là chi phí hàng tháng của một văn phòng ảo ít hơn nhiều so với một văn phòng truyền thống. Dịch vụ này không có chi phí bảo trì bạn cũng không cần phải thuê thêm nhân viên khi sử dụng. Một văn phòng ảo cũng có thể được bảo mật thông qua hợp đồng thuê theo tháng, do đó sẽ linh hoạt hơn nếu việc kinh doanh của người sử dụng thay đổi. Chi phí cho việc sử dụng một văn phòng ảo có thể chỉ ở mức khoảng từ gần 300.000 VNĐ một tháng trở lên tùy theo mức tiện ích đi kèm cho hợp đồng thuê hàng tháng cho các dịch vụ cơ bản.
==> Dự báo giá thuê văn phòng 2020 tiếp tục tăng mạnh, lối đi nào cho Startup Việt?
Thứ hai, một văn phòng ảo có thể cung cấp địa chỉ gửi thư, trả lời điện thoại và dịch vụ hội nghị truyền hình. Bạn cũng có thể sử dụng các phòng họp tại đơn vị cung cấp dịch vụ để người dùng gặp gỡ khách hàng, đối tác của mình. Đôi khi, địa chỉ có thể tạo ra uy tín cho người dùng văn phòng ảo, chẳng hạn như nếu địa chỉ đó là một địa điểm hoặc đường phố trung tâm, nổi tiếng. Các đơn vị cung cấp văn phòng ảo uy tín ở TPHCM hay Hà Nội cũng rất thường được đặt ở các vị trí đẹp. Cụ thể, các đơn vị cung cấp dịch vụ văn phòng ảo uy tín hàng đầu ở TPHCM sẽ được đặt ở các vị trí như sau:
- eSmart: 117 – 119, Lý Chính Thắng, Quận 3, Tp HCM
- Văn phòng ảo Replus: Lầu 9, Toà Nhà Vietcomreal, số 68 Nguyễn Huệ, Phường Bến Nghé, Quận 1, TPHCM
- Go-Office: Rosana Tower – 60 Nguyễn Đình Chiểu, Quận 1
- Office168: Số 4 Nguyễn Thị Minh Khai, Phường Đa Kao, Quận 1, TP HCM
Bạn cần xem xét các tiện ích đi kèm khi chọn đơn vị cung cấp dịch vụ văn phòng ảo
Cuối cùng, sẽ có nhiều tiện ích trong gói dịch vụ văn phòng ảo mà bạn cần đăng ký trước để có thể sử dụng. Ví dụ, nhiều gói đi kèm với việc sử dụng hạn chế các phòng hội nghị hoặc các dịch vụ hội nghị truyền hình và hội nghị truyền hình hạn chế. Văn phòng ảo cũng có thể bị hạn chế truy cập vào buổi tối và cuối tuần. Người dùng có thể thấy sự thiếu linh hoạt giới hạn và bất tiện. Cũng có khả năng gây mất tập trung khi làm việc tại nhà và do đó một số công nhân có thể không làm việc hiệu quả khi hoạt động trong môi trường văn phòng ảo.
Dịch vụ văn phòng ảo thực sự rất tiện cho các doanh nghiệp có mức vốn nhỏ hoặc mới bắt đầu kinh doanh, giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa nguồn chi phí ban đầu hoặc dài hạn. Tuy nhiên, để sử dụng hiệu quả nhất về mô hình văn phòng thông minh này, bạn cũng cần lưu ý nhất định, ở bài viết trên chúng tôi đã tổng hợp giúp bạn. Chúc các bạn sớm tìm được đơn vị cung cấp dịch vụ văn phòng ảo uy tín để hợp tác và phát triển doanh nghiệp của mình nhé.
