Sự bùng nổ của mô hình văn phòng ảo trong năm 2019 là điều đã được dự báo từ rất nhiều năm trước. Điều tất yếu này đã xảy ra và chắc chắn sẽ còn phát triển mạnh trong nhiều năm tiếp theo khi mà phong trào Startup tại Việt Nam đang trong giai đoạn cao trào nhất. Tuy nhiên, vẫn có một sự hoài nghi nhất định đối với mô hình này dù nó đã xuất hiện tại Việt Nam hơn một thập kỷ. Bài viết sau đây sẽ giúp các bạn có một cái nhìn khách quan hơn về dịch vụ này.

Mô hình văn phòng ảo

Với mô hình văn phòng truyền thống, cả một bộ máy bao gồm xưởng sản xuất, quản lí, nhân viên… đều tập trung tại một khu vực, văn phòng thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Còn với văn phòng ảo, doanh nghiệp không cần phải tập trung mọi nguồn lực vào một địa chỉ duy nhất mà chỉ xem đó là 1 địa điểm để giao dịch và tiếp đối tác.

Mức giá dao động từ 300.000 đến 3.000.000 mỗi tháng, đã bao gồm trọn gói các tiện nghi: địa điểm giao dịch của doanh nghiệp với địa chỉ xác định, số điện thoại, số fax, trang web, e-mail, phòng họp, máy chiếu, nhân viên lễ tân, biển hiệu công ty, kế toán báo cáo thuế…, các doanh nghiệp sử dụng dịch vụ văn phòng ảo sẽ không tốn thời gian và chi phí vào các hoạt động hành chính, dành nguồn lực để tập trung tối đa vào công việc kinh doanh.

Sự bùng nổ của mô hình văn phòng ảo là điều đã được dự báo từ rất nhiều năm trước

Anh Nguyễn Công Hựu, một khách hàng lâu năm của dịch vụ này có chia sẽ: “Thực ra mô hình này khi mình mới thuê lần đầu cũng có cảm giác khá lo lắng. Được bạn bè cùng làm việc trong ngành truyền thông đang sử dụng dịch vụ này giới thiệu giúp cho một số công ty cho thuê văn phòng ảo uy tín như Office168 hay Replus và một số công ty nữa nên mình cũng yên tâm phần nào.

Sau 3 năm hợp tác cùng Office168, mình cảm thấy vô cùng hài lòng với chi phí thuê rẻ và các dịch vụ đi kèm mà mình nhận được khi thuê văn phòng ảo tại đây, nhất là các thủ tục với cơ quan thuế vụ và tiếp đón khách hàng, đối tác. Mình thấy mô hình văn phòng này đã giúp mình dư ra rất nhiều thời gian để tập trung vào việc sáng tạo ra nhiều ý tưởng để phát triển doanh nghiệp của mình.”

Vì vậy, mô hình văn phòng ảo hiện nay rất được ưa chuộng bởi các công ty có quy mô nhỏ, các công ty nước ngoài, doanh nghiệp mở rộng chi nhánh hoặc kinh doanh trong lĩnh vực thương mại điện tử, vốn chỉ cần 1 địa điểm để hợp thức hóa giấy phép kinh doanh và các giao dịch tiếp đối tác.

Tại sao khách hàng nghi ngờ doanh nghiệp sử dụng văn phòng ảo?

Pháp luật Việt Nam hiện nay không có nội dung quy định cấm mô hình văn phòng ảo, do đó, các doanh nghiệp Việt Nam và nước ngoài khi sử dụng dịch vụ văn phòng ảo có thể hoàn toàn an tâm về tính chất pháp lí của loại hình này. Tuy nhiên, nhiều khách hàng của doanh nghiệp vẫn chưa mở lòng với loại hình dịch vụ này vì nhiều lí do:

Sự ngờ vực của khách hàng dành cho dịch vụ văn phòng ảo vẫn còn lớn

• Tính chất của tên gọi ”văn phòng ảo“: Chính vì chữ ”ảo“ khiến khách hàng có cảm giác không thực, hoài nghi về tính chất pháp lí của doanh nghiệp sử dụng loại hình văn phòng này.
• Tính chất văn phòng đại diện: Thực tế, nhiều doanh nghiệp sử dụng văn phòng ảo như một văn phòng đại diện ở những địa điểm trung tâm để thuận tiện giao dịch. Để tiết kiệm chi phí, nhiều doanh nghiệp sẽ không hoặc chỉ duy trì một bộ phận nhân sự nhất định, thường là bộ phận bán hàng để tiếp khách, còn các hoạt động phía sau của doanh nghiệp sẽ diễn ra tại nhiều địa điểm khác, có khi là tại nhà. Vì vậy, nhiều khách hàng cảm thấy ”bị lừa“ và nghi ngờ năng lực doanh nghiệp khi tại một cao ốc hạng sang, hàng chục doanh nghiệp có thể đồng sở hữu địa chỉ kinh doanh tại 1 văn phòng 50m2.
• Ngoài ra, nhiều tin tức cho rằng thực trạng mua bán hóa đơn, trốn thuế, doanh nghiệp “ma” xuất phát từ những doanh nghiệp sử dụng mô hình văn phòng ảo. Điều này là hoàn toàn không có căn cứ và không có bất kì con số thống kê nào chứng minh. Trước khi có sự xuất hiện của văn phòng ảo, tại nhiều doanh nghiệp vẫn xảy ra các tình trạng tiêu cực như trên. Nếu vì lí do đó mà các cơ quan chức năng xiết chặt quy định về trụ sở của mô hình văn phòng ảo thì chưa đủ sức thuyết phục và gây thiệt thòi cho các nhà kinh doanh chân chính.

Cần làm gì để tránh những suy nghĩ tiêu cực của khách hàng về văn phòng ảo?

Theo luật sư Hồ Anh Khoa, ở góc độ khách hàng, việc nghi ngờ về hoạt động doanh nghiệp cho dù là bất kì loại hình doanh nghiệp nào đều là cần thiết trước khi đặt bút kí kết giao dịch. Tuy nhiên để hạn chế suy nghĩ tiêu cực của khách hàng, ông cũng đưa ra một số gợi ý:

Về phía cơ quan chức năng

Điều quan trọng nhất không phải là doanh nghiệp đặt trụ sở tại đâu mà là vấn đề về con người. Mỗi doanh nghiệp đều có người đại diện pháp luật và người này sẽ chịu trách nhiệm về tình hình hoạt động của doanh nghiệp. Cơ quan chức năng nên tập trung tiếp cận và thường xuyên kiểm tra định kì thông qua người đại diện này.

Việc chứng minh được sự minh bạch của mô hình văn phòng này sẽ giúp doanh nghiệp có rất nhiều lợi thế

>>> Xem thêm: Sử dụng “văn phòng ảo” liệu có hợp pháp?

Về phía doanh nghiệp

Để tránh tâm lý nghi ngờ “người 1 bên của 1 nẻo”, doanh nghiệp nên giải thích rõ cho khách hàng ngay lần đầu đến văn phòng về đặc thù, phương thức hoạt động bên mình. Sắp xếp thực hiện một vài công đoạn ban đầu, tránh tiếp nhận yêu cầu từ một nơi nhưng lại chuyển hết sang một đơn vị nơi khác để xử lý.

Thay vì sử dụng dịch vụ văn phòng ảo đơn thuần làm trụ sở, doanh nghiệp nên lựa chọn gói dịch vụ có kèm chỗ ngồi làm việc để đảm bảo luôn có nhân viên tiếp túc trực tại văn phòng tiếp đối tác hoặc các đợt kiểm tra của cơ quan chức năng.

Đối với các nước phát triển tại Châu Âu hay khu vực Bắc Mỹ, loại hình dịch vụ này cũng đã từng có giai đoạn bị đặt nhiều câu hỏi khi mới ra đời tuy nhiên hiện nay đây là loại hình văn phòng rất được thịnh hành. Việt Nam chúng ta đang đi trên con đường của họ vào thời kỳ đầu tiên nên chắc chắn một điều mô hình văn phòng này rồi sẽ sớm được tín nhiệm. Các quy định về văn bản pháp luật cho loại hình này cũng đã được xem xét và cũng sẽ sớm được bổ sung vào luật doanh nghiệp tạo sự an tâm về mặt pháp lý và trách nhiệm cho người thuê cũng như bên cho thuê.